Registro degli strumenti AI in azienda: come crearlo in un’ora

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Un registro degli strumenti AI è una tabella in cui l’azienda annota quali strumenti di intelligenza artificiale usa, chi ne è responsabile e quali dati vi inserisce. L’AI Act non richiede espressamente questo registro alle aziende che usano strumenti pronti, come chatbot e assistenti, ma senza un elenco è più difficile sapere quali strumenti vengono usati e come. Ecco 10 campi da includere, alcuni esempi e un piano per preparare una prima versione in un’ora.

Perché creare un registro degli strumenti AI in azienda

Molte aziende non sanno quanti strumenti di AI utilizzano. Il chatbot è solo l’inizio: l’AI può essere integrata anche nei programmi per l’ufficio, nei CRM, negli strumenti di traduzione, nei software di grafica e nei sistemi di selezione del personale. Un registro aiuta a organizzare quattro aspetti:

• Competenze (art. 4). La norma richiede di considerare il contesto in cui vengono usati i sistemi. Senza un elenco degli strumenti, la formazione rischia di essere generica. Per i dettagli, consulta la guida sull’art. 4 dell’AI Act.
• Trasparenza (art. 50). Il registro mostra quali strumenti generano immagini, video e audio destinati alla pubblicazione e dove è attivo un chatbot per i clienti.
• Divieti (art. 5). Se qualcuno inserisce uno strumento che analizza le emozioni dei dipendenti, l’azienda può individuarlo subito.
• Rischio elevato (art. 6 e allegato III). L’AI usata nella selezione del personale, nella valutazione del credito o nell’istruzione richiede una pianificazione in vista del 2 dicembre 2027. Per approfondire, leggi la guida sui sistemi ad alto rischio.

10 campi da includere nel registro

Non inserire nel registro password, chiavi API o contenuti di documenti dei clienti. Il registro deve indicare dove trovare le informazioni e chi ne è responsabile, non sostituire la documentazione del fornitore.

Come creare il registro in un’ora

La prima versione non deve essere perfetta. Ecco come distribuirei 60 minuti in un’azienda con alcune decine di persone:

1. Raccogli gli strumenti (20 min). Invia ai reparti una domanda: «Quali strumenti o funzioni di AI usi al lavoro, anche solo una volta al mese?». Suggerisci alcuni esempi: assistente integrato nel pacchetto per l’ufficio, traduttore, generatore di immagini e funzioni AI nel CRM. Chiedi di non condividere esempi riservati.
2. Unifica i duplicati (10 min). Le cinque voci “ChatGPT” segnalate da altrettante persone potrebbero corrispondere a cinque account diversi. Separa le voci per versione: aziendale con contratto o personale.
3. Registra dati e ruolo (10 min). Per ogni voce, indica quali categorie di dati vengono inserite e se l’azienda usa soltanto lo strumento o lo offre con il proprio nome.
4. Valuta il rischio (10 min). Segnala gli strumenti che generano contenuti da pubblicare (art. 50), che riguardano candidati o dipendenti (possibile rischio elevato) o che non dovrebbero essere usati (art. 5).
5. Assegna responsabili e data (5 min). Ogni strumento deve avere un ruolo responsabile della relativa voce.
6. Salva la versione (5 min). Salva il file con un numero di versione e una data, in una posizione accessibile da remoto.

Esempi di voci per un registro AI

Ecco tre esempi fittizi per una piccola agenzia, utili a mostrare il livello di dettaglio:

Errori da evitare nel registro degli strumenti AI

• Registrare solo i chatbot. Si rischia di dimenticare le funzioni AI integrate in programmi acquistati in precedenza per altri scopi.
• Confondere una segnalazione con un’approvazione. Il fatto che un dipendente abbia inserito uno strumento nel registro non significa che il suo uso sia stato approvato. Aggiungi una colonna “approvato: sì/no”.
• Inserire dati personali nel registro. Indica la categoria, per esempio “dati di contatto dei clienti”, non i dati di persone specifiche.
• Dimenticare la data di revisione. Piani e funzioni degli strumenti cambiano ogni pochi mesi. Dopo sei mesi, un registro senza data di revisione potrebbe non essere più aggiornato.
• Lasciare il registro in un cassetto. Un elenco che il team non conosce non aiuta a organizzare la formazione. Inserisci un riferimento al registro nella policy sull’uso dell’AI.

Domande frequenti sul registro degli strumenti AI

Il registro degli strumenti AI è obbligatorio?

Per un’azienda che usa soltanto strumenti pronti, l’AI Act non richiede espressamente un registro. È un modo pratico per documentare quali strumenti vengono utilizzati e le misure adottate ai sensi dell’art. 4.

Qual è la differenza tra il registro aziendale e la banca dati UE dei sistemi ad alto rischio?

La banca dati UE prevista dagli artt. 49 e 71 dell’AI Act riguarda la registrazione dei sistemi ad alto rischio da parte dei fornitori e di alcuni deployer. Il registro interno degli strumenti è invece un documento aziendale, tenuto per organizzare le informazioni.

In quale formato tenere il registro?

Basta un foglio di calcolo o un file CSV. È importante indicare la versione e la data e salvare il documento in una posizione accessibile da remoto.

Ogni quanto aggiornare il registro?

A ogni nuovo strumento e almeno una volta ogni 6-12 mesi. Un buon momento può essere l’aggiornamento della formazione.

Chi dovrebbe gestire il registro?

Una persona o un ruolo, per esempio un responsabile operativo o una persona del reparto IT. I reparti segnalano i cambiamenti e il responsabile del registro li approva.

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